Visu projekta laiku norisinājās kopīgas aktivitātes. Projekta struktūra tika sadalīta četros virzienos: „Vadība un koordinācija” „Informācija un publicitāte” „Muzikāli izglītojošās sistēmas attīstība” „Kultūras apmaiņa”
Aktivitāte „Vadība un koordinācija” nodrošināja vispārēju izvirzīto mērķu un plānu veiksmīgu sasniegšanu. Projekta vadības grupai un pašvaldību pārstāvjiem notika regulāras sanāksmes abās partneru pusēs, kā arī notika vairākas kopīgas sanāksmes. Tās bija ļoti svarīgas projekta ieviešanas gaitā, jo arī nākotnē tiek plānota savstarpēja sadarbība.
Projekta koordinācija notika īpašas aktivitātes (Darba grupas) ietvaros, un katrs projekta partneris bija atbildīgs par to izpildi. Stratēģiskajā līmenī katra partnera projekta koordinators bija iesaistīts projekta izpildē.
Vadošais partneris – Kuldīgas novada pašvaldība vadīja un nodrošināja stratēģiskā līmeņa attīstību. Projekta vadības grupā ietilpa: projekta koordinatore Terēza Strauta, projekta asistente Heda Auziņa, projekta juriste Gunta Laizāne, projekta grāmatvede Līga Jansone.
Projekta vadības grupa Hivinkā mūzikas institūtā: projekta koordinatore Pia Karjes-Peltola, projekta asistente Īrisa Kosonen, un projekta grāmatvede Eira Kokka.
Projekta Pārraudzības grupā Kuldīgu pārstāvēja Kuldīgas novada pašvaldības Kultūras pārvaldes vadītāja Dace Reinkopa, Kuldīgas novada pašvaldības izpilddirektore Ilze Dambīte-Damberga, E.Vīgnera Kuldīgas mūzikas skolas direktore. Projekta pārraudzības grupa tika izveidota, lai labāk kontrolētu projekta aktivitāšu izpildi, pieņemtu gala atskaites.